Eine „Videokonferenz“ ist eine Form der Kommunikation zwischen mehreren Teilnehmern, die sich nicht physisch im selben Raum befinden, wobei die Verständigung nicht nur per Sprache, sondern gleichzeitig auch per Bildübertragung stattfindet. Gegenüber einem Telefongespräch oder einer Telefonkonferenz bietet die Videokonferenz die entscheidenden Vorteile, seine Gegenüber auch sehen zu können und Gegenstände, Zeichnungen, Abbildungen o.ä. zeigen und damit unmittelbar anschaulich machen zu können. Auch die Einbindung von Folienpräsentationen, Fotos, Videos und Dateien unterschiedlicher Formate ist möglich.

Die Eingabe erfolgt per Kamera und Mikrofon, die Ausgabe über Bildschirm und Lautsprecher. Dabei lassen sich vier Gerätegruppen unterscheiden:

• Desktop-Systeme: Hier sind die notwendigen Komponenten in einem PC eingebaut. Desktopsysteme gewähren den Teilnehmern vollen Zugriff auf die eigenen gespeicherten Daten und Programme.
• Settop-Boxen / Rollabouts: Spezielle Geräte, zu deren Betrieb in der Regel lediglich noch ein Monitor und die entsprechenden Netzanschlüsse (ISDN und/oder LAN) benötigt werden.
• Raumsysteme: modular aufgebaute, leistungsstarke Anlagen, auch für große Konferenzräume.
• Mobile Geräte: für Mobilfunk-Videokonferenz per UMTS, derzeit noch in der Entwicklung.

Weitere Begriffe im Zusammenhang mit Videokonferenzen:

• MCU: Multipoint Control Unit, so genannte Sternverteiler für Gruppenkonferenzen, die die ein- und ausgehenden Video- und Audiodatenströme verwalten und steuern.
• Gatekeeper: organisiert den Verbindungsaufbau oder leitet Datenströme als Proxy weiter.
• Gateway: verbindet unterschiedliche Netze miteinander, durch Protokollkonvertierung oder Netzwerkkopplung.
• Protokolle: als Basis der Übertragung kommen verschiedene Protokolle zum Einsatz (z.B. H.320, H.323 und T.120), die ihrerseits wieder Unterprotokolle zu einzelnen Aspekten beinhalten.
• SIP: Session Initiation Protocol (SIP), für die Übertragung von Multimedia-Anwendungen. SIP ähnelt entfernt HTTP und ist nicht mit H.323 oder H.320 kompatibel.
• Peer-to-Peer Systeme: verzichten auf zentrale Gruppen- und Kommunikationsserver, sondern verlagern Gruppen- und Dienstgütemanagement in die Endgeräte. Beispiel: Skype.

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